La méthode Pomodoro
Combien de fois êtes-vous interrompus lorsque vous commencez une tâche ou un travail qui mérite un peu de concentration ?
Combien de fois devez-vous ensuite reprendre les éléments que vous avez commencé à étudier, puis replonger dans la réflexion pour être interrompu de nouveau ?
Seriez vous capable d’évaluer exactement combien de temps que vous devez mettre pour effectuer une tâche donnée ?
Autre question : en estimant qu’au bout d’une certaine durée de travail votre rendement décroît de plus en plus, sur quelle durée maximum pensez-vous être efficace ? Ou posé autrement : après combien de temps en continu est-il inutile de continuer à travailler, puisque votre rendement décroît tellement qu’il en devient presque négatif ?
Voilà autant de questions, et plus encore, qu’un étudiant italien, Francesco Cirillo, s’est posé durant ses études. Il s’est alors placé comme sujet de ses propres expériences pour évaluer ses performances, et la meilleure manière d’organisation son temps utile d’activité intellectuelle.
De là est née la méthode dite Pomodoro, du nom du minuteur en forme de tomate (ou pomodoro en italien) qu’il utilisa pour se chronométrer.
Quel est le principe de cette méthode ?
Cette méthode est basée sur le fait que d’une part on ne peut pas être efficace durant des heures, et que d’autre part toute interruption de tâche provoque une perte de temps inutile. En effet, surtout pour les travaux qui nécessitent beaucoup de concentration (écrire un article par exemple !), chaque distraction oblige à se focaliser de nouveau sur la tâche laissée en cours, ce qui fait perdre au moins quelques minutes. Si comme la plupart des managers vous êtes sollicité de façon presque continue, vous perdez facilement dix à vingt fois 2-3 minutes soit peut-être de l’ordre d’une heure à la fin de la journée. Sans parler de l’impression de devenir fou !
A ça vous ajoutez le fait que quelques fois vous enchaînez les tâches sans pause et sans vraiment mesurer que vous n’êtes plus du tout efficace. Dans ce cas, soit votre esprit se met à divaguer dans des contrées inconnues (vous découvrirez les lois du travail et son étirement sur toute la durée disponible…), soit vous commettez parfois des erreurs qui vous font perdre encore plus de temps (ne me dîtes pas que cela ne vous est jamais arrivé, je ne vous crois pas). Résultat : une pause s’impose.
Comment ça marche ?
La méthode consiste à lister initialement tout le travail à réaliser, à le prioriser (le plus important ou urgent d’abord – pour découvrir une méthode de priorisation des tâches voir ici), puis à découper toutes ces tâches en tranches de 25 min. Au début, vous ne serez pas forcément précis dans ce découpage, mais c’est aussi un des objectifs de la méthode : apprendre à apprendre.
Ensuite, vous prenez un minuteur, vous n’êtes pas obligé d’aller en chercher un en forme de tomate, votre smartphone en possède très probablement un par défaut. Vous le réglez sur 25 minutes et vous commencez votre première tâche. Au début de 25 minutes, vous faites une pause de 5 minutes. Il est important de se libérer l’esprit pendant cette pause, et ne pas se torturer avec autre chose ! Cela permet justement de laisser vos cellules grises au repos, pour qu’elles puissent digérer ce que vous avez fait pendant les dernières 25 minutes.
Puis vous enchaînez avec une autre période de 25 + 5 minutes. Si vous n’avez pas fini votre travail initial, l’auteur préconise de respecter le temps de travail maximum continu de 25 minutes, et de reprendre après. Vous décalerez alors les tâches que vous aviez prévu ensuite. Dans la méthode, il est recommandé en face de chacune des tâches de la liste, de noter d’une croix le nombre de périodes de 30 min (les tomates ou pomodori) effectuées, dans un but de retour d’expérience ultérieur et d’amélioration de votre capacité de prévision.
Toutes les quatre pomodoros (ou pomodori pour les italianisants), vous prenez une pause plus longue (15-30 minutes), pendant laquelle il faut aussi éviter les tâches complexes.
Puis vous continuez jusqu’à la fin de votre liste.
A la fin de votre journée, vous aurez ainsi la liste de toutes les tâches effectuées, avec le temps passé (une croix = 25 min). Vous aurez une bonne idée de votre temps de travail total quotidien dans ces domaines. La relecture de cette liste permettra en outre de réévaluer vos estimations et être plus précis dans l’estimation de certaines tâches.
So what ?
Je vous ai décrit ici le principe de base. L’auteur ajoute aussi des procédures pour traiter les tâches inopinées qui doivent s’intercaler, noter les interruptions inopportunes, et pour réorganiser son planning. Il fournit aussi des méthodes pour améliorer ses estimations ou optimiser la gestion de son temps, ainsi que pour suivre l’amélioration de sa performance. Enfin, il discute de tous les détails comme : quelle type de sonnerie, quand ne pas utiliser la méthode ou des limites qu’il a constatées.
Et le traitement des interruptions de tâche ?
Certes, par elle-même la méthode ne s’attaque pas aux événements parasites de votre journée qui nuisent à votre concentration. En revanche, si vous arrivez à utiliser la méthode, vous parviendrez de mieux en mieux à définir d’une part les durées des travaux que vous avez à effectuer et d’autre part votre temps de travail quotidien ininterrompu indispensable.
Il est parfaitement possible de sanctuariser quelques heures de travail à des moments choisis de la journée. Il suffit de le faire connaître clairement, et vos collègues comprendront que vous avez besoin de vous isoler pendant certains moments. Il existe peu de postes qui nécessitent une présence 24h/24. Vous pouvez soit vous isoler physiquement quand vous avez la chance de posséder un bureau personnel, soit vous isoler socialement par un signe distinctif : un panneau, un drapeau, un chapeau de sorcière ou un casque anti-bruit. Certes, il faudra oser la première fois, mais si vous constatez que vous êtes plus efficace, cela en vaut la peine. Ce ne sont pas vos collègues de bureau qui prendront vos dossiers, feront les devoirs de vos enfants ou prépareront votre repas !
En conclusion
Je vous recommande de lire la méthode intégralement une fois au moins, pour appréhender et exploiter ces principes de travail sans forcément appliquer toute la méthode à la lettre. Suivre toutes les phases demande beaucoup de discipline, mais s’avère très efficace pour notamment :
– inverser la dépendance par rapport au temps, par la maîtrise du temps disponible,
– maîtriser la complexité, par l’habitude à décomposer ses tâches en sous-tâches plus rapides,
– savoir se détacher de son travail, par les pauses régulières,
– permettre une amélioration continue de son organisation quotidienne,
– rester maître de son rythme de travail personnel, et non l’esclave d’une journée qui n’en finit plus.
Voilà vous en savez déjà beaucoup, pour tout savoir, je vous invite à télécharger la méthode complète ici.
J’espère que cet article vous aura plu. N’hésitez pas à commenter et partager avec ceux ou celles qui pourraient être intéressés.
Merci encore de faire partie de nos lecteurs et à très bientôt !
