Les 8 lois dans le travail à connaître absolument (1/2)
Vous en connaissez probablement quelques unes. Ces lois sont issues soit d’études réelles et scientifiques, soit de constations régulières. Dans tous les cas, elles se vérifient assez souvent dans la vie quotidienne.
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Loi de Laborit (loi du moindre effort): le comportement humain nous incite à faire en premier ce qui nous fait plaisir.
Evidemment, quitte à faire quelque chose, autant faire quelque chose de plaisant. Et il est toujours plus plaisant de réaliser une tâche facile ou rapide que d’étudier un dossier ennuyeux.
Mais le dossier ennuyeux fait partie des tâches importantes pour votre entreprise et donc pour vous. Et la contrainte s’accroit quand plusieurs dossiers ou tâches s’accumulent. Par laquelle commencer en premier ? La plus facile ? La plus urgente ?
Pour résoudre ce cas épineux, la méthode classique est d’utiliser ce qui est communément appelé une matrice Eiseinhower. Elle permet de classer ce qui est plus ou moins important, et ce qui est plus ou moins urgent (voir ci-dessous).
Ce qui est important et urgent : à faire en priorité.
Ce qui est important mais pas urgent : à planifier.
Ce qui n’est pas important : faire faire ou reporter à plus tard si nécessaire.
Quel que soit son activité professionnelle, établir une matrice rapide chaque matin est généralement un bon réflexe. De plus, réaliser en premier les tâches les plus difficiles ou les plus rébarbatives soulage énormément le moral, et surtout la conscience.
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Loi de Carlson: un travail réalisé en continu prend beaucoup moins de temps et d’énergie que réalisé en plusieurs fois.
C’est une des raisons qui prolonge la présence des cadres au bureau bien après que leurs collègues soient rentrés chez eux : enfin un peu de tranquillité pour traiter les dossiers de fond sans être dérangé toutes les 5 minutes.
Un test très intéressant et rapide consiste à chronométrer le temps que vous passez sur une tâche sans être dérangé. Vous verrez qu’en fonction de votre environnement et de l’heure de la journée, vous risquez de ne pas pouvoir passer plus de quelques minutes sans qu’un collègue ou une sollicitation quelconque ne vous interrompe. Sans parler des polluants plus ou moins inutiles que vous vous imposez, comme les notifications de votre smartphone ou les alertes de messagerie.
Une solution : la méthode Pomodoro.
Le principe : lister toutes les tâches que vous devez réaliser (bien entendu après les avoir priorisées avec la matrice Eisenhower vu précédemment), et les découper grossièrement en sous-tâches de 25 minutes. Puis exécuter ces sous-tâches par blocs de 25 minutes ininterrompues, suivies de 5 minutes de repos, en vous isolant au maximum des interruptions de votre entourage. Il est rare que vous soyez indispensable au point de ne pas pouvoir attendre 25 min. La méthode développe aussi la possibilité de mieux calibrer et évaluer les tâches, et au final d’être beaucoup plus efficace.
Elle n’est pas forcément utilisable dans tous les cas de figure, cependant vous n’êtes pas obligé de l’utiliser dans son intégrité. Utiliser certains aspects pourra déjà augmenter votre productivité.
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Loi de Parkinson: un travail a tendance à prendre tout le temps disponible pour sa réalisation.
Pour réaliser une tâche, l’être humain a tendance à s’organiser en fonction de la date finale, et non pas de la durée estimée du travail en question. Ceci implique que l’effort de réalisation est naturellement lissé sur toute la période envisagée, jusqu’à la date finale.
Or, avec un peu d’expérience vous apprenez à connaître une autre règle : les choses prennent toujours plus de temps que prévu. Etudiant(e), souvenez-vous des nuits blanches la veille d’un devoir important !
C’est généralement l’expérience qui vous aide à combattre la loi de Parkinson.
Les solutions :
- Réaliser les travaux le plus tôt possible, se donner des marges suffisantes pour éventuellement corriger ou embellir certains points. Ne surtout pas regarder la date finale, mais se fixer ou fixer une date butée raisonnable la plus proche possible.
- Ne pas être trop ambitieux : mieux vaut un sapin de Noël moche et tordu le soir du 24 décembre, qu’un sapin de Noël magnifique le 26 !
- S’adapter au temps imparti : un même travail peut être réalisé en 1 heure, en 1 jour ou en 1 an. S’il s’agit de construire un fusée : en une heure, vous faites une recherche rapide de ce qui existe actuellement, en un jour vous pouvez réaliser un croquis et des calculs de faisabilité, et en un an, si vous vous appelez Elon Musk vous développez le projet complet (avec beaucoup de volonté quand même, mais c’est un exemple).
Enfin, fixez des dates à vos collaborateurs en fonction de leur degré d’expérience et de maturité. Quand ils sont jeunes et inexpérimenté, un contrôle plus attentif est nécessaire. Etablissez des étapes intermédiaires plus fréquentes.
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Loi de Illitch: Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroît, voire devient négative.
C’est un des corolaires du cas déjà décrit de l’étudiant qui passe des nuits blanches pour rendre son rapport en temps et en heure. Les heures de travail après minuit sont très probablement beaucoup moins productives qu’en journée. Voire parfois contre-productives car c’est le meilleur moyen de commettre des erreurs qui ruineront une partie du travail réalisé jusque là.
La solution : faire des pauses régulières et ne pas prévoir d’effectuer un énorme travail en une seule fois.
Je recommande encore une fois la méthode Pomodoro, ou tout du moins ses principes de base. Appliquée dans son intégralité, elle vous permettra, d’une part de vous concentrer sur des sous-tâches de 25 minutes avec des pauses régulières, et d’autre part de prévoir beaucoup mieux la durée totale d’un travail à faire.
J’espère que cet article vous aura plu. N’hésitez pas à commenter et partager avec ceux ou celles qui pourraient être intéressés.
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