Les 8 lois dans le travail à connaître absolument (2/2)

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Loi de Hofstadter: les choses prennent plus de temps que prévu, même en tenant compte de cette loi.

Les projets retardent toujours beaucoup plus facilement qu’ils n’accélèrent. Sans parler de la prétention habituelle qui pousse à vendre un temps nécessaire encore plus court.

Une solution : l’expérience est dans ce cas difficilement remplaçable pour estimer avec fiabilité la durée des tâches à réaliser. Dans certaines professions (notamment dans le conseil ou les bureaux d’étude) des barèmes existent (temps nécessaire en fonction du type de travail ou du m2 de plan par exemple). Encore faut-il ne pas les biaiser (changement du périmètre des travaux en cours de projet, devis qui s’allonge au fur et à mesure, sous-estimation par le maitre d’oeuvre des travaux à effectuer, contraintes supplémentaires, etc.). En théorie, il est toujours utile de réviser périodiquement ses barèmes avec les durées réelles constatées (et en restant compétitif !).

Pour effectuer un décompte quotidien des tâches effectuées, de nombreux outils numériques existent, accessibles et très pratiques, pour faire le point des temps effectivement utilisées. Ils se déclinent aussi en version projet, pour les responsables qui ont besoin de répartir des tâches entre plusieurs collaborateurs, payés à l’heure. Entre autres : toggl, hours, Qbserve, paydirt, timely, etc.

L’intérêt de ce type d’application est d’une part de comptabiliser le temps passé sur chaque projet, mais aussi d’élaborer des statistiques et comparer avec les durées estimées, ce qui vous permettra avec le temps d’être beaucoup plus précis dans vos prévisions.

Loi de Douglas: plus on a de place sur son bureau, plus on étale.

Cela s’applique aussi aux espaces stockage et aux jouets dans la chambre des enfants !

Solution : établir des règles rigoureuses de tri et de rangement, ainsi qu’une routine de nettoyage (par exemple, tous les vendredi après-midi à 14h).

Le Lean Management (et d’autres méthodes d’organisation) disposent de règles simples en la matière. Par exemple, ce qui est utilisé … :

tous les jours : doit rester à portée de main,
de temps en temps dans la semaine : peut être rangé dans une armoire,
épisodiquement : peut se lotir avantageusement dans un placard un peu plus loin.

Les espaces de travail virtuels personnels ou collaboratifs n’échappent pas à ce type de loi. Je ne saurais trop vous encourager à prendre une heure voire plus pour définir précisément une politique de classement de vos mails et fichiers. C’est un investissement rentable !

Même chose si vous êtes responsable d’un groupe de personnes censé travailler de façon collaborative. Il est indispensable de définir de façon commune : l’architecture de classement des mails et fichiers, les règles de nommage /datation / version des documents, et la politique d’accès et de sauvegarde. C’est évident dans le domaine informatique, mais moins ailleurs. C’est essentiel voire vital pour ne pas ne perdre de temps, voire tout perdre…

Loi de Murphy: tout ce qui peut mal tourner va mal tourner.

Ou dit autrement, il ne faut pas imaginer que tout va toujours se passer pour le mieux. Si vous voulez atteindre votre objectif, il est indispensable d’étudier tous les cas de figure défavorables et prévoir des alternatives.

Solution : utiliser des méthodes classiques de gestion des risques ou de contrôle interne. Toutes les organisations possèdent normalement leurs propres procédures et règles en la matière.

De façon générale, un processus de gestion des risques suit les étapes suivantes :

Lister l’ensemble des risques auxquels l’activité est exposée,
Les classer, traditionnellement sur une matrice probabilité du risque / gravité de sa conséquence,
Identifier les risques majeurs, en fonction de la combinaison probabilité*gravité,
Définir les actions à entreprendre pour éliminer ou réduire les risques majeurs (avec souvent pour objectif : élimination, réduction de la probabilité, réduction de la gravité, partage, délégation, acceptation),
Suivre périodiquement l’évolution des risques.

Loi de Pareto: 20% des causes produisent 80% des effets.

Cette loi peut être abordée sous deux prismes :

Lecture avec une perspective négative : c’est-à-dire que les effets en question sont négatifs et à éviter.

Dans ce cas, cette loi exprime par exemple que la plupart des dysfonctionnements ou des erreurs identifiés proviennent de seulement quelques causes racines.

Solution : identifier ces causes racines et les traiter dès que possible pour réduire rapidement et significativement les problèmes.

Lecture avec une perspective positive : 80% de la solution d’un projet peut être fournie avec seulement 20% des efforts. Ainsi, il est souvent inutile et peu rentable de chercher une solution qui couvre 100% du problème : une solution à 80% est souvent préférable et plus économe en ressources. Les 20% restants seront résolus au cas par cas.

Exemple (trivial mais illustratif) : vous hésitez à acheter un robot qui nettoie votre salon automatiquement car son mode de fonctionnement est semi-aléatoire et vous savez qu’il ne couvrira pas toute la surface. S’il nettoie au moins 80 % de la pièce, c’est toujours ça de pris ! Il ne restera que 20 % de l’effort initial à fournir en ne nettoyant que les quelques recoins oubliés (ceci dit, je vous laisse évaluer le retour sur investissement en fonction de votre salaire horaire…).

J’espère que cet article vous aura plu. N’hésitez pas à commenter et partager avec ceux ou celles qui pourraient être intéressés.

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