Un outil du lean management : le 5S
Le 5S est une méthode de rangement de l’environnement de travail, assez répandue actuellement, et aussi un pilier du Lean Management. Cet article doit sa place ici en tant que bonne pratique, et comme rappel ou résumé pour ceux qui auraient égaré les principes.
Pourquoi un post sur l’approche 5S dans un site qui traite plutôt de psychologie et du comportement humain ?
Parce que justement, la bonne application d’une approche 5S repose avant tout et essentiellement sur la psychologie. D’une part pour comprendre l’approche, qui vise une appréhension différente de l’espace de travail et l’instauration d’une philosophie d’amélioration continue. D’autre part pour sa mise en place, qui utilise les techniques de gestion du changement.
Dans cet article, il s’agit juste de décrire ce que représentent chacun des S, dans l’ordre avec lequel il me parait intéressant de les aborder.
De quoi s’agit-il ?
Ces S représentent à l’origine 5 mots japonais. Ces derniers seront listés mais nous n’aurons pas la coquetterie de trouver des mots français équivalents commençant aussi par S (on en trouve dans la littérature mais certains mots me paraissent parfois un peu trop travestis pour être vraiment explicites).
Il faut aussi comprendre que cette méthode 5S concerne aussi bien les environnements de travail industriels (type atelier de production ou de maintenance) que les environnements de bureaux (comptoirs, ordinateurs, classeurs, plannings), voire les espaces de travail virtuels (portail collaboratif ou espace de travail partagé). Qui n’a jamais lutté pour trouver dans le réseau de la société les derniers indicateurs de performance ou les études récentes ?
Nettoyage (Seiso)
Il est toujours plus agréable de travailler dans un environnement propre. D’une part on se sent mieux. D’autre part, un endroit propre appelle à rester propre, de la même façon qu’un endroit sale aura tendance à se dégrader car personne ne fera d’effort pour l’améliorer. Dernier avantage : un endroit propre est beaucoup plus « lisible » car on identifie plus facilement les modifications à apporter ou les défauts à corriger.
Il est courant qu’une approche 5S commence par un grand nettoyage. La difficulté repose souvent dans la poursuite des étapes suivantes.
Rangement (Seiri)
Aussi nommée « supprimer l’inutile », cette étape complémentaire du nettoyage consiste à vider de l’environnement tous les éléments sans aucune plus-value. Tout ce qui gène ou qui n’a aucun intérêt trouvera une meilleure place ailleurs. Il ne s’agit pas non plus d’ôter toute touche artistique ou personnelle pour évoluer dans une sorte de prison. Les éléments artistiques et personnels représentent au contraire une plus-value car ils créent un environnement de travail plaisant et agréable. En revanche, la pile de carton près du mur à laquelle plus personne ne fait attention depuis 6 mois trouvera peut-être une destinée méritée ailleurs.
Ordonner (Seiton)
Chaque chose à sa place et une place pour chaque chose. Tous les outillages, objets, classeurs, ustensiles doivent avoir une place attitrée. Il peut d’agir d’une délimitation au sol, d’une panoplie détourée, d’armoires identifiées, de bureaux, de crochets au mur, etc. Encore une fois, il ne s’agit pas de se montrer extrémiste jusqu’à définir sur son bureau un emplacement unique pour la gomme. Il est question de pouvoir trouver rapidement les outils, classeurs d’usage courant, et surtout de ne pas laisser trainer ou oublier un objet dans un endroit indésirable (dans un appareil en maintenance ou chez un client par exemple). C’est de plus l’occasion de trouver une place adaptée et ergonomique pour les objets courants. Et éventuellement profiter d’adapter un système visuel permettant le lire facilement les prochains pas de maintenance ou les péremptions.
Les deux prochains S s’attachent à la pérennité des améliorations mises en place.
Standardisation (Seiketsu)
Pour éviter que la nature reprenne ses droits, il est question ici de créer des standards, c’est-à-dire des plans, photos, procédures écrites ou visuelles pour officialiser les améliorations trouvées. Ces standards seront affichés au plus près des endroits concernés et connus de tous, de façon à maintenir la bonne organisation élaborée. Ces standards pourront bien entendu évoluer au fil du temps.
Vérifier (Shitsuke)
Le dernier S prévoit des vérifications régulières du respect des standards et des principes édictés. Il peut s’agir d’une visite d’opportunité ou d’un audit périodique. L’objectif de cette étape est de garder l’esprit d’excellence et d’amélioration toujours vivant et le suivre.
Voilà pour la description de la méthode 5S, qui je le rappelle, peut concerner tout type d’environnement de travail, de l’atelier de production jusqu’au secrétariat, en passant par les environnements virtuels.
Pour une discussion plus large sur le Lean Management, voir ici, pour un exemple concret de mise en place, voir là. Enfin, si vous souhaitez (et c’est conseillé) utiliser les techniques de modification du comportement pour soutenir une opération de gestion du changement, vous pouvez vous rendre ici.
J’espère que cet article vous aura plu. N’hésitez pas à commenter et partager avec ceux ou celles qui pourraient être intéressés.
Merci encore de faire partie de nos lecteurs et à très bientôt !
