Comment organiser son travail au quotidien ? (1/2)
Cet article aborde un domaine, s’il en est un, dans lequel la perfection n’est jamais acquise, et ô combien capital : l’organisation de son temps. Tout le monde a ses habitudes et ses petits trucs, en voilà quelques uns.
Les mails
Le plus pénible et le plus chronophage, donc le plus important à réguler.
En tant que manager, vous serez probablement inondés de mails, utiles ou pas, et il faudra prendre un temps dans la journée pour trier tout ça.
Première règle importante à savoir et faire savoir : le mail est un moyen de communication asynchrone ! C’est à dire que si vous envoyez un mail, vous ne savez pas si la personne à l’autre bout l’a déjà lu. Corollaire important : si on vous envoie un mail, personne ne sait si vous êtes derrière votre ordinateur pour le traiter. En d’autres termes, personne ne peut vous reprocher de ne pas répondre instantanément à un mail ! Si on doit vous contacter immédiatement, il y a un autre outil technologique très utile : le téléphone !
Donc un conseil : réduisez le temps que vous passez à trier vos mails : sauf cas particuliers, deux fois par jour est généralement suffisant. Je conseille une fois le matin en arrivant (pour récupérer ce qui est arrivé le soir et tôt le matin) et une fois en début d’après-midi. Vous triez le bon grain de l’ivraie et priorisez ensuite ce qui doit l’être.
Ce qui nous amène à comment trier les tâches à réaliser.
Les tâches à accomplir
Dans certains postes particuliers, je pense notamment aux personnes qui assistent les postes de haute direction, tout est urgent et tout est important (si le grand patron a besoin d’un café tout de suite, c’est aussi urgent que le bilan comptable annuel qui devait être achevé avant-hier). Dans ce cas, on prend généralement les choses comme elles viennent (en filtrant quand même les parasites) et on agit le plus efficacement possible sans vraiment se poser de question (l’expérience aidant à devenir de plus en plus rapide et pertinent).
Pour les autres cas (et même le précédent d’ailleurs), il est toujours nécessaire de prioriser les actions en cours. Une des meilleures méthodes reste la matrice dite d’Einsenhower (pourquoi lui, je ne sais pas). Elle consiste à filtrer ce qui est urgent ou pas, et ce qui est important ou pas (voir schéma).
Ce qui est urgent et important doit être réalisé tout de suite, ce qui est important mais pas urgent sera fait mais plus tard (à organiser dans la journée), ce qui est urgent mais pas important déléguez-le (si vous pouvez), et ce qui est ni urgent ni important à vous de voir (on verra plus tard, ou si vous êtes vraiment débordé attendez que ça devienne urgent).
Par exemple, vous devez prioriser : la clôture d’un dossier important, des catalogues à récupérer chez un collègue tout de suite, un virement bancaire pour régler votre loyer, et consulter votre page Facebook. Le dossier est important mais pas urgent, donc trouvez-vous un moment dans la journée pour vous en occuper (si possible dans la sérénité, voir plus loin). La récupération des catalogues est urgente, mais pas importante, donc envoyez quelqu’un. Le règlement du loyer est urgent et important (de façon générale, les tâches qui vous concernent personnellement vous ou votre carrière sont plus urgentes que les autres, car personne ne le fera à votre place, et pour vous c’est forcément important – tant pis pour ceux qui ne comprennent pas). No comment sur la consultation de la page Facebook, elle sera toujours là demain.
Cas particulier : vous travaillez dans une magnifique organisation matricielle et/ou vous avez une tripoté de chefs différents qui vous donnent chacun autant de tâches que possible. Dans ce cas, réalisez-les dans l’ordre hiérarchique de ces chefs. Ceux moins bien placés dans la chaîne alimentaire comprendront très bien pourquoi leurs ordres sont effectués après les autres. S’ils ne comprennent pas, il suffit de leur expliquer que vous allez devoir en rendre compte à leur propre chef ou le n-2.
Autre stratégie quand tout est urgent mais rien n’est vraiment plus important que le reste : la technique du AQCG (attendre que ça gueule). Vous effectuez les tâches dans l’ordre de celui qui gueule le plus ou le dernier. C’est parfois la seule stratégique applicable !
Le travail de fond
Il est conseillé de le réaliser dans un moment préservé de toute agitation ou perturbation excessive. Souvent les managers s’en chargent après les heures de travail normales, quand l’atmosphère est plus détendue car la majorité du personnel est parti.
Autre solution : se réserver des créneaux dans la journée de 30 min, 1h ou 2h quand c’est possible pour se concentrer efficacement (quand c’est possible !). Une approche intéressante : la technique Pomodoro. Si vous ne l’appliquez pas intégralement, les principes peuvent toujours vous inspirer.
Voilà donc une première série de conseils pour organiser son travail au quotidien. Vous en trouverez d’autres dans un prochain article. Seront notamment abordés les sujets suivants : les rendez-vous, le Gemba walk et les repas professionnels.
J’espère que cet article vous aura plu. N’hésitez pas à commenter et partager avec ceux ou celles qui pourraient être intéressés.
Merci encore de faire partie de nos lecteurs et à très bientôt !
