Comment organiser son travail au quotidien ? (2/2)
Une première série de sujets tels que les mails, la priorisation des tâches et le travail de fond, est abordé dans un premier article. Vou trouverez ici d’autres thèmes assez courants.
Les rendez-vous
En tant que responsable, vous aurez de multiples raisons de convoquer et voir votre personnel en tête à tête. Dans l’article précédent, je conseille de s’occuper de ses mails en début de matinée et d’après-midi. Il est donc naturel d’établir ensuite les priorités pour la journée (ou la demi-journée) puis d’attaquer les sujets urgents et importants.
Pour ce qui est des rendez-vous avec votre personnel, je conseille de les planifier en fin de matinée ou de journée pour deux raisons. La première c’est pour coller avec ce que je viens de dire précédemment. La seconde est plus technique (ou plus subtile), je m’explique.
Les êtres humains sont tous différents et certains sont plus différents que d’autres, ce qui donne toute leur richesse. Cependant, en tant que chef, vous allez vite voir que certaines personnes sont plus bavardes ou plus « captivantes », ce qui n’est pas une mauvaise chose en soi, mais cela peut sérieusement bousculer votre emploi du temps. Donc, si vous avez plusieurs rendez-vous à placer avec vos collaborateurs, je vous conseille fortement de les placer du moins bavard au plus bavard, le plus bavard en dernier, proche de la fin de la demi-journée (idéalement vers 11h30 ou vers 16H30 si vous finissez à 17h). Ainsi vous limiterez naturellement l’inflation temporelle de vos rendez-vous, et s’ils souhaitent partir à l’heure, même les plus bavards deviendront synthétiques !
Le Gemba walk
Du nom de l’un des principes du Lean Management (voir cet article et les suivants), le Gemba walk signifie en gros promenade dans l’entreprise, c’est à dire aller voir ce que font vos subordonnés. Le Lean Management l’a érigé en principe fondamental, car c’est de la base que viennent les problèmes et les moyens de les résoudre. Donc il faut toujours se confronter avec le terrain pour bien cerner les problématiques des forces vives, et initier leur résolution.
Pour ceux en charge d’unités ou d’équipes, il est toujours appréciable de visiter les postes de travail et discuter avec les gens. En premier lieu, c’est très intéressant et les gens apprécient que l’on s’intéresse à leur travail (c’est donc un plaisir partagé, normalement). Ensuite, cela permet de se tenir au courant de tout ce qui se trame et de capter rapidement les contraintes à venir. Enfin, quand le contact de confiance est établi, les collaborateurs fournissent généralement les solutions aux problèmes, voire avouent leurs torts ou leur incapacité à les résoudre par eux-mêmes. La situation peut ainsi être traitée avant que la situation ne se dégrade.
Mon humble avis sur le sujet est que l’on ne va jamais assez sur le terrain ! Nous avons tous de bonnes (ou de mauvaises) raisons de rester happés par la routine quotidienne, mais en définitive c’est sur le terrain que les opportunités ou les ennuis se préparent.
Le repas
Il est aussi possible d’avoir une stratégie pour les repas.
En effet, dans la plupart des entreprises c’est un lieu de communion de groupe. Certes, ce n’est pas vraiment comme cela que le déjeuner se présente officiellement, mais si vous devez manger avec votre patron ou votre équipe tous les midis (sans parler des invitations par le grand patron), c’est évident.
Il est certes nécessaire de marquer une certaine déférence à l’égard de la hiérarchie (en laissant la primauté au salage des frites par exemple), ou bien d’animer un peu les discussions des collaborateurs sans les saouler avec des sujets uniquement professionnels. Dans ce dernier cas, le repas peut (devrait) aussi représenter un moment privilégié pour discuter avec eux de sujets divers et variés et d’en apprendre un peu plus sur leur personnalité, leur vie privée (sans indiscrétion non plus !) : qui va bientôt être maman/papa ou qui supporte notre équipe de foot favorite.
Quand un collègue vient d’avoir un enfant (évident il s’agit ici d’un homme, nous sommes normalement assez perspicaces pour avoir compris que notre collègue féminine devait accoucher), il s’agira d’être plus indulgent avec lui lorsqu’il arrivera le matin avec des cernes jusqu’au cou, voire d’anticiper certains problèmes d’emploi du temps !
Dans le cas où la coutume impose de systématiquement déjeuner avec son chef, c’est moins rigolo, mais peut être tout aussi utile pour glaner des informations : professionnelles sur sa vision, ses perspectives, ce qu’il n’a pas forcément le temps ni l’envie d’expliquer en réunion. Et personnelles, car vous pourrez toujours trouver des points communs intéressants. N’oublions pas que nous sommes quelque part là pour l’aider ! Notre chef a des responsabilités et notre rôle est de l’assister dans cet exercice. De la même façon que nos subordonnés sont censés nous faciliter la vie et pas le contraire.
Toujours sur les repas, si vous faites partie d’une grande entreprise, c’est aussi le moment de croiser les perspectives et déjeuner avec d’autres services. Profitez de découvrir sous un autre angle ceux avec qui vous entretenez des relations de travail régulières ou épisodiques, et découvrez leur façon de voir et leurs problèmes. Cela participe à entretenir des relations transverses qui vous faciliteront peut-être la tâche plus tard, et c’est comme cela que l’innovation prend forme ! Vous pourrez peut-être trouver des solutions communes à des problèmes en suspens, ou revoir des procédures que personne n’a jamais abordé sous un angle différent. Ce n’est pas pour rien que Renault, dans son technicentre principal, avait fait en sorte de positionner des machines à café à la croisée des bureaux des ingénieurs, des techniciens et des autres corps de métier !
Voilà ce qui peut être dit en quelques mots sur l’organisation quotidienne. Comme ce domaine possède une marge de progression infinie, n’hésitez pas à donner vos astuces.
J’espère que cet article vous aura plu. N’hésitez pas à commenter et partager avec ceux ou celles qui pourraient être intéressés.
Merci encore de faire partie de nos lecteurs et à très bientôt !
