Télétravail et management : comment redéfinir l’équilibre

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Cet article sur le télétravail se concentre sur le thème du management. Quel équilibre dans la relation entre le chef (d’équipe, le manager) et ses collaborateurs ? L’objectif est de fournir des clés d’analyse et des principes pour rendre ce mode de travail bénéfique pour tous.

L’auteur a été responsable de la gestion de l’information au sein d’une structure multinationale. ll possède une bonne expérience des problématiques et des outils nécessaires au travail collaboratif.

Le télétravail : pour qui ? pour quoi ?

Pour qui ?

Tous les employés ne sont pas concernés par le télétravail. Les personnes qui manipulent directement de la « matière », véhiculent objets et personnes, ou possèdent une activité qui nécessite un contact humain direct (soin à la personne, représentant de commerce, etc.) ne sont évidemment pas concernées. Il faut leur ajouter un management de proximité parfois nécessaire pour suivre l’exécution ou l’ordonnancement des tâches. 

Les autres ont une activité qui consiste de façon générale à traiter de l’information, bien souvent réalisable à distance. Donner des ordres, suivre des projets, organiser des plannings, rédiger des documents ou rechercher des renseignements : il s’agit de traitement de l’information.

Pour quoi ?

D’un point de vue purement matériel, le télétravail réduit l’occupation des locaux et des infrastructures. Sa contrepartie est un équipement suffisant des employés en outils connectés. Il permet aussi une économie globale en temps et en moyen de locomotion. Il supprime les trajets professionnels et les contraintes liées (préparation personnelle, entretien des véhicules). Un travail à domicile de qualité implique toutefois de disposer d’un endroit et d’un environnement adapté (et « permissif », ceux qui ont des enfants me comprendront).

Le management du télétravail

Point de vue de l’employé

D’après un récent sondage : « plus de 50% des employés en télétravail s’estiment plus productif». Effectivement, le télétravail permet généralement d’effectuer plus sereinement un travail de fond. L’emploi du temps est mieux maîtrisé. Cette liberté supplémentaire permet d’adapter plus facilement ses tâches professionnelles à son propre rythme, en réduisant les perturbations imposées. Pas de collègue qui vient raconter son weekend, moins de requêtes impromptue pour celui qui passe dans le couloir. En bref une meilleure maîtrise des « interruptions de tâches », sources de fatigue intellectuelle, d’erreurs et de perte de temps. Les interruptions régulières dans la réalisation d’un travail continu sont couteuses en productivité (découvrez ici la loi de Carlson). 

Le télétravail ôte néanmoins une part de « sociabilisation professionnelle nécessaire». Celle-ci entretient les liens au sein de l’équipe et permet à chacun de mieux se connaître et donc travailler ensemble. La réduction de ces échanges naturels coupe d’une source d’information utile, et réduit les liens interpersonnels entre collègues. Au-delà de la facilitation des rapports humains, les échanges entretiennent l’esprit d’équipe et stimulent l’innovation. L’ingénieur rencontre le technicien à la machine à café, ce qui est moins évident en télétravail. De même, l’éloignement physique des membres du groupe et des activités de l’entreprise peut s’accompagner d’un détachement et d’une baisse de l’investissement personnel dans les objectifs communs.

Point de vue du manager

Le télétravail : ce n’est pas du travail à la télé

Le télétravail ne doit pas reposer sur les mêmes méthodes que le travail présentiel, les collaborateurs juste un peu plus loin. Il n’est pas possible de diriger une équipe à distance de la même façon qu’une équipe à portée de la voix, même si les outils de communication modernes sont très performants. Le télétravail oblige le manager à repenser ses méthodes et ses réflexes. Le luxe de la disponibilité permanente de l’équipe n’est plus possible.

La démarche naturelle consiste à répertorier les activités effectuées, recenser puis optimiser les processus (qui transmet quelles informations à qui et comment), puis de répartir et cadencer les tâches entre les collaborateurs. De même, il est nécessaire de s’extraire de l’organisation en étoile centrée sur les échanges entre le manager et chacun de ses collaborateurs. Il faut favoriser la communication entre les membres de l’équipe. Elle doit créer et entretenir sa dynamique propre, notamment dans le cadre d’un travail collaboratif.

De nombreux outils modernes présentent des fonctionnalités intéressantes pour le travail collaboratif. L’email ne permet qu’un échange unidirectionnel et asynchrone. Dans la plupart des cas, vous ne savez même pas si un email est reçu. Palliant certaines limitations de l’email, les outils collaboratifs permettent des échanges beaucoup riches. La réalisation de travaux collectifs s’effectue en simultané, jusqu’au suivi de l’avancement des travaux de chacun. 

Slack, Trello, Ryver, Glip, Flowdock sont quelques unes des solutions disponibles pour gérer tâches, échanges et partages de fichiers. Vous pouvez aussi construire vos propres solutions. Un site WordPress sur un serveur web dédié suffit avec des extensions comme buddypress, bbpress, kanban et d’autres de management de projet. 

Travail et télétravail : le bon équilibre

Toutefois, le télétravail permanent n’est pas non plus souhaitable. Une entreprise possède des objectifs, une vision, un esprit et des collaborateurs qui se fédèrent autour d’une mission commune. Il est nécessaire que le manager laisse la place au chef qui sommeille en lui, et se manifeste physiquement à ses ouailles de temps à autre.

Le 100% télétravail est à la relation professionnelle ce que Meetic est à la relation amoureuse : il manque quelque chose.

Il appartient donc au manager de rassembler régulièrement (et physiquement) son groupe pour transmettre les éléments d’ambiance, sa vision, son énergie. La périodicité et les modalités dépendront de ses aspirations, mais aussi de la difficulté du travail demandé et de la solidarité nécessaire au sein du groupe. Les entreprises multinationales possèdent généralement un rythme défini de réunions présentielles destinées à entretenir les liens personnels entre leurs membres. Ils complétent les échanges réguliers et purement professionnels par email, téléphone ou visio (voir cet article sur le sujet).

Conclusion

Un bon télétravail nécessite donc de :

• définir et analyser les processus de travail,
• choisir et associer les outils aux processus (outils de suivi des tâches de l’équipe, outils pour réaliser les travaux de façon collaborative, outils de communication entre les membres),
• définir un rythme de rencontre et d’échange pour maintenir la cohésion de l’équipe autour des objectifs communs (et du chef).

Le télétravail bien organisé est une formidable opportunité pour les employés. Ils peuvent redéfinir eux-mêmes l’équilibre entre leurs vies professionnelle et privée. Le manager peut en tirer le meilleur parti en repensant ses méthodes d’organisation et les processus internes, et en définissant clairement les tâches, les objectifs et les contrôles associés. Certains outils modernes cités peuvent l’aider dans cette tâche. De plus, il doit maintenir la cohérence de l’équipe et sa position de chef par des rencontres régulières et quelques fois présentielles, qui complèteront les contacts à distance. Sans cette réflexion et cette remise en cause, il risque de dégrader l’intérêt et la force du travail d’équipe, et de perdre une partie de l’essence de son rôle de chef et de moteur de l’équipe.

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