Travail ou télétravail : quels outils adopter pour suivre votre équipe ?
Nous développerons ici les différents types d’outils indispensables, non seulement au télétravail, mais aussi à tout travail d’équipe bien organisé. En effet, garder des méthodes de travail artisanales et peu évoluées reste envisageable tant que les équipes sont proches et flexibles, et que le management « à la voix » est possible. Dans le cas du télétravail, et de façon générale pour ceux qui souhaitent entrer dans le 21e siècle, le management « par le couloir » (en référence à la méthode de distribution des tâches au premier qui a le malheur de passer devant la porte du manager) trouve vite ses limites.
L’auteur de cet article a été responsable de la gestion de l’information au sein d’une structure multinationale. Il possède une bonne expérience des problématiques et des outils nécessaires dans ce domaine. Ces aspects ne sont pas toujours compris ni pris en charge par les équipes de direction. Leurs services perdent alors un temps et une énergie incroyable pour échanger et trouver l’information interne, souvent sans s’en rendre compte. Cet article fait suite à un article précédent qui définit les principes de la relation de management en télétravail : d’une part les démarches managériales à adopter, d’autre part une description sommaires des fonctionnalités à implémenter et des outils nécessaires.
Comme évoqué dans l’article précédent, ces outils doivent couvrir trois catégories d’activité :
- le suivi des tâches de l’équipe,
- l’élaboration collaborative des travaux,
- la communication entre les membres de l’équipe.
Le suivi des tâches
Activité principale du manager, le suivi des tâches distribuées à son équipe prend une importance différente s’il s’agit d’un projet au long cours, pour lequel l’organisation des tâches revêt une grande importance, ou s’il s’agit seulement de distribuer des travaux au fil de l’eau, et dans ce cas l’objectif est de s’assurer de retrouver ses petits.
Dans le premier cas, il est difficile de se passer d’un diagramme de Gantt qu’il sera nécessaire de maintenir régulièrement à jour, en vérifiant chemin critique et jalons.
Dans le second cas, un outil de visualisation des tâches en cours (type tableau Kanban) devrait être suffisant. L’avantage d’un tel tableau est de visualiser immédiatement les tâches à accomplir, celles en cours et celles réalisées, et donc d’avoir une appréciation directe de l’écoulement des tâches. D’autres informations peuvent être nécessaires comme la difficulté des travaux ou la répartition des tâches au sein des membres de l’équipe. Des jeux de couleur ou des lignes pour chaque équipier permettront de tirer profit du management visuel. Le suivi du séquençage des tâches (et du chemin critique) nécessitera un outil additionnel comme un diagramme de Gantt (encore lui) ou un réseau de Pert.
De nombreuses applications modernes permettent ce suivi :
Trello permet l’affichage des taches en cours grâce à des tableaux, qui rassemblent les documents partagés. Trello possède aussi une vue sous forme de calendrier et des modules additionnels (power-up) qui donnent accès à des fonctionnalités supplémentaires (analyses, rapport, cloud, suivi des activités, Gantt, …).
Ryver est centrée sur les flux de discussion, que l’on peut regrouper par thème, par équipe ou par personne, et permet de les lier avec des tâches affichées sous forme de tableau type Kanban. Ryver permet une intégration avec la plupart des stockages Cloud (Gdrive, Box, …), ce qui facilite ensuite le travail collaboratif (ci-dessous).
Glip est une autre application qui a pour objectif de rassembler tous les outils de collaboration d’équipe dans un seul espace (gestion de tâches, collaboration et communication), sans toutefois permettre la manipulation collaborative sur un seul fichier. Elle sera néanmoins possible via les extensions proposées.
La réalisation collaborative des travaux
Même si les rôles et les compétences des équipiers sont bien différents, leur travail nécessitera toujours un minimum de collaboration. Au lieu de s’envoyer des suites d’emails ininterrompues avec des versions différentes de documents qui ne demandent qu’à se mélanger, de nombreux outils permettent de collaborer en temps réel sur les mêmes documents ou de suivre précisément le flux d’édition et de revue des différents produits par les parties prenantes. Ils permettent de modifier ou commenter les documents en temps et en heure, ou inversement l’interdisent si nécessaire.
A défaut d’un espace de travail interne à la société, de nombreux outils existent en ligne pour cet usage :
Dropbox, Box.com, Gdrive, … : permettent essentiellement le partage de fichiers, et la contribution collaborative. Certains outils supplémentaires (comme box relay chez box.com) autorisent le suivi de flux de validation des documents. Ces solutions de stockage peuvent généralement se lier avec les autres systèmes de communication ou de gestion de tâche (comme Ryver ou Slack par exemple).
La communication entre les membres de l’équipe
Savoir quoi faire et comment pouvoir le faire ne suffit généralement pas. Il est aussi nécessaire de chacun puisse consulter ses collègues, et comprendre certaines informations d’ambiance qu’un email peut difficilement transmettre. De plus, comme indiqué dans l’article précédent définissant les principes généraux du télétravail (lire ici), la communication entre les membres de l’équipe est indispensable pour maintenir sa cohésion, voire identifier ce que le manager a peut-être omis de préciser. Enfin, le manager a besoin de régulièrement prendre le pouls de son équipe et partager sa vision pour rassembler les énergies vers des objectifs communs.
Les outils les plus accessibles sont les emails et le téléphone. Des outils de téléconférence doivent les compléter, soit audio, soit (mieux) vidéo, qui entretiennent un lien visuel, qui même de mauvaise qualité, est plus riche que les seuls échanges verbaux. Les outils les plus courants sont Skype, Zoom, Whatsapp. A ces outils s’ajoutent d’autres plus complets qui offrent une solution alternative au mail et au chat :
Slack est centré sur le remplacement du mail par des messages regroupés en canaux qui peuvent être manipulés et hiérarchisés au besoin et de façon collaborative.
Flowdock organise des espaces de discussion en boites de message partagées ou en salles de chat pour faciliter les conversations sur des sujets précis. Ce service s’intègre avec de nombreux autres modules dédiés à la gestion de projet, à la sauvegarde des fichiers, …
Les outils intégrés
Modernité aidant, les outils de travail à distance se multiplient. Certains proposent des combinaisons qui couvrent plusieurs des trois catégories évoquées, comme Glip, Slack et Ryver par exemple. A chacun de trouver le bon outil en fonction de ses besoins principaux.
La solution CMS à moindre coût développée en interne
Des « Content Mangement System » (CMS) comme WordPress permettent de créer des sites possédant la plupart des caractéristiques présentées précédemment. Ils auront la préférence de ceux qui ne souhaitent pas héberger leurs données ou leurs communications dans le Cloud. Buddypress, bbpress, Kanban, Zephyr project manager sont des exemples d’extension utiles pour ce type de besoin. Mais ces solutions nécessiteront de construire son propre outil et mettre un peu plus la main à la pâte. La liberté a un prix.
Le choix du pauvre
Les outils cités précédemment présentent un aspect ergonomique, « fun » et ciblent un besoin reconnu. Cependant, ils recourent à des abonnements (parfois couteux) à des services SaaS (Software as a service). De plus, ces derniers sont hébergés dans le Cloud (c’est à dire ailleurs quelque part, souvent aux Etats-Unis, mais la Chine n’est jamais très loin).
Toute entreprise possède généralement les outils de bureautique standards (Microsoft, Linux ou autres), complétés de boites emails personnelles. Une suite office avec un serveur de fichiers interne permet exactement les mêmes possibilités que les outils précédents. Il suffit de lui ajouter un instrument bien connu mais souvent négligé : la discipline.
En effet, quand les outils ne bornent pas les possibilités de modification, les utilisateurs doivent s’attachent à respecter des règles communes. Notamment pour : modifier un fichier, valider l’exécution d’une tâche, changer la date d’un jalon, ou transmettre une information validée par tous à une tierce partie. Sinon, comme l’outil ne limite pas les utilisateurs, chacun est capable de ruiner le travail collectif (vécu et revécu). Un travail bien ordonné commence donc par la définition de processus clairs et partagés (et un minimum de formation).
Conclusion
Un bon système de management de l’information est capital pour toute organisation. Souvenez-vous du temps perdu à cause d’un fichier égaré, une mauvaise communication, ou une tâche oubliée. Faites aussi la liste de ce qui exaspère le plus vos collaborateurs. Les outils modernes permettent de concentrer la majorité de vos besoins au sein de plateformes ergonomiques et efficaces. Ils évitent de s’orienter vers un développement spécifique souvent excessivement cher et difficile à réaliser rapidement.
A vous de choisir, la liste est suffisamment exhaustive pour trouver votre bonheur dans l’offre existante. De plus, la plupart des outils fournissent une offre limitée gratuite ou une période d’essai. La première difficulté sera donc d’évaluer celui ou ceux qui correspondent le mieux aux besoins. La seconde sera de l’intégrer dans l’équipe. Il est d’ailleurs recommandé de le choisir avec elle pour faciliter son adhésion.
Bons essais et bon choix.
Merci encore de faire partie de nos lecteurs et à très bientôt !
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